Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä  Kouvolan kaupunki Torikatu 10 45100 Kouvola käyntiosoite: Torikatu 10 sähköposti: kirjaamo@kouvola.fi puh. 020 615 11
Rekisterin vastuuhenkilö  Talousjohtaja Hellevi Kunnas hellevi.kunnas@kouvola.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa  Laskentapäällikkö Katri Kemppi katri.kemppi@kouvola.fi
Rekisterin nimi ja muotoRekisterin nimi Verkkokauppa ja verkkomaksaminen
Rekisterin muoto☒ sähköinen ☐ manuaalinen
Rekisterin käyttötarkoitus ja oikeusperuste  Kouvolan kaupungin verkkokaupan kautta asiakas voi ostaa tuotteita tai palveluita ja maksaa ne verkkomaksuina. Verkkomaksuliittymän kautta välitetään eri järjestelmistä välitettyjä verkkomaksuja verkkomaksupalveluun. Henkilötietoja kerätään mm. tuotteiden toimittamisen, maksujen oikean kohdistamisen, asiakkaan ja/tai asiakkaan ilmoittaman henkilön tunnistamisen sekä raportoinnin vuoksi. Ohjelmiston käyttäjistä kerätään tietoja käyttöoikeuksien määrittelemiseksi sekä käytön valvomiseksi. Ohjelmisto luo henkilötietoja sisältäviä lokitietoja ohjelmiston käyttöhistorian ja ongelmatapausten selvitystarpeita varten.
Rekisterin tietosisältö ja henkilötietojen luokitteluMahdollisia rekistereihin tallennettavia henkilötietoja ovat: Yleinen asiakasrekisteri: asiakasnumero, etunimi, sukunimi, lähiosoite, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tilaushistoria, käyttäjätunnus ja suoramarkkinointilupa. Tilausrekisteri: Yhteystiedot, tilatut tuotteet. Ilmoittautumiset: Ilmoitettavan nimi, yhteystiedot, terveydentila (allergiat ja muut rajoitteet), huoltajan tiedot. Postituslistat: Sähköpostiosoite.
Sisältää erityisluonteisia tai lasten henkilötietoja☒ Sisältää erityisluonteisia henkilötietoja ☒ Sisältää lasten henkilötietoja
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet  Maksutapahtumia liittymien kautta välittävät ulkoiset järjestelmät, jotka ovat integroituneet verkkokauppaan. Pääsääntöisenä tietolähteenä ovat verkkokaupan asiakkaat tehdessään tilauksia, ilmoittautumisia ja maksaessaan verkkomaksujaan.
Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETAn ulkopuolelle  Tietoja ei siirretä EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin pitäjän muihin järjestelmiin, mikäli tiedon pitää palautua osaksi maksetun palvelun prosessia. Maksutiedot välitetään maksujärjestelmään Suomi.fi-maksuna. Tilauksen maksamisen yhteydessä maksujärjestelmään välitetään asiakkaan yhteystietoja ongelmatilanteiden ja maksujen palauttamisen helpottamiseksi.  
Tietojen säilytysaikaHenkilö- ja tilaustiedot säilytetään järjestelmässä, kunnes ne poistetaan asiakkaan sitä pyytäessä, automaattisesti tiedot poistuvat vuoden kuluttua tilauksesta. Sähköiset kuittihistoriat säilytetään, kunnes poistot tehdään manuaalisesti, mutta kuitenkin vähintään kuusi vuotta.
Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi  ☐ Sisältää automatisoitua päätöksentekoa
Rekisterin suojauksen periaatteetOhjelmiston ylläpito on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä käyttäjäryhmäkohtaisin käyttöoikeuksin. Tietokannassa olevat tiedot on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla ja tiedon käsittely on rajattu vain verkkokauppajärjestelmän käytettäväksi. Levyille tallennetut tiedot on suojattu käyttöjärjestelmätason käyttöoikeuksin. Kaikki tietoliikenne järjestelmäntoimittajan järjestelmien sekä verkkokaupan ja maksupalveluntarjoajan välillä tapahtuu SSL-suojattuna. Verkkokauppapalvelimen huoltoyhteys on sallittu vain palvelin- ja järjestelmätoimittajille. Ohjelmiston toimittajalla on täysi pääsy kaiken kerätyn tiedon tarkasteluun ja poistamiseen.  
Rekisteröidyn tarkastusoikeusRekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle.  
Oikeus vaatia tiedon korjaamistaRekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja käsiteltiin, rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys.  
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudetRekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:
a) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden   
b) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista    
c) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi    
d) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.  

Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.  
ValitusoikeusRekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.